Der 35-Prozent-Wendepunkt: Warum Teams SaaS durch Eigenentwicklungen ersetzen

Im Februar 2026 veröffentlichte Retool eine Zahl, die in jedem Einkaufsteam zum Öffnen einer Tabellenkalkulation führte: 35 % der Unternehmen haben bereits mindestens ein SaaS-Tool durch eigens entwickelte Software ersetzt, und 78 % planen für 2026 weitere Eigenentwicklungen (opens in new tab). Ganz oben stehen Workflow-Automatisierung (35 %) und interne Admin-Tools (33 %), dicht gefolgt von BI, CRM und Projektmanagement.

Ein Jahrzehnt lang lautete die Antwort auf „Sollen wir das selbst entwickeln?" nein. Dieser Default bröckelt — nicht weil SaaS schlechter geworden wäre, sondern weil sich drei Dinge gleichzeitig bewegt haben: die Preise zogen über die Inflation hinaus an, KI ließ die Klebercode-Kosten einbrechen, und Europa kippte in Richtung Portabilität. Dieser Beitrag: welche Kategorien zuerst kippen, welche Sie behalten sollten, wie das Break-even bei €100.000 aussieht — und wie Teams SaaS schlecht nachbauen.

Was sich seit 2019 wirklich geändert hat

Drei Kurven haben sich gekreuzt.

Erstens haben sich die SaaS-Preise von der Inflation entkoppelt. Gartner prognostiziert weltweite Softwareausgaben mit 14,7 % Wachstum 2026 auf 1,4 Billionen US-Dollar (opens in new tab); CIOs reservieren rund 9 % ihres IT-Budgets allein für Verlängerungen. Vertice bezifferte die SaaS-Preisinflation mit 11,4 % im Jahresvergleich gegenüber 2,7 % G7-Inflation (opens in new tab) — Slack +20 %, Zendesk +15 %. Zylo meldete die erste Steigerung der SaaS-Ausgaben pro Mitarbeiter seit drei Jahren (opens in new tab), plus 21,9 % durch KI-Add-ons.

Zweitens hat KI die langweiligen 80 % verbilligt. Retool fand: 51 % liefern mittlerweile Produktivsoftware mit KI aus, 49 % sparen sechs oder mehr Stunden pro Woche (opens in new tab). Zoominfos Copilot verzeichnete 33 % Annahmequote und 72 % Zufriedenheit (opens in new tab); eine METR-Studie aus 2025 (opens in new tab) machte Senior-Open-Source-Entwickler mit KI 19 % langsamer. Keine Wunderwaffe für schweren Code, aber verheerend effektiv bei den CRUD-Formularen, Admin-UIs und Pipeline-Klebstellen, die jedes SaaS-Tool füllen.

Drittens hat Europa gegen Lock-in legislatorisch eingegriffen. Der EU Data Act ist am 12. September 2025 in Kraft getreten (opens in new tab); Kapitel VI verlangt, dass Verträge den Wechsel jederzeit erlauben, mit einer 30-tägigen Übergangsfrist (opens in new tab), schrittweise abgeschafften Egress-Gebühren und Daten in interoperablen Formaten — kein PDF-Export.

Die Schwelle hat sich verschoben.

Die Kategorien, die zuerst kippen

Workflow-Automatisierung (35 %). Zapier, Make, Workato skalieren mit dem Task-Volumen, also wächst Ihre Rechnung mit Ihrem Erfolg. Eine eigene Engine auf BullMQ, Inngest oder Temporal ist ein Wochenende für den ersten Anwendungsfall — und Ihr agentischer KI-Code lebt dort, nicht in der DSL eines Vendors.

Interne Admin-Tools (33 %). Eine eigene Next.js-Admin-App auf Ihrem Produktivschema kostet etwa fünf Jahre Retool-Seats und geht nicht kaputt, sobald Sie eine Spalte ergänzen. Der Build mit dem höchsten ROI, den wir sehen.

Reporting und BI im Long Tail (29 %). Die schwere BI-Plattform behalten Sie für Analysten. Die 40 „nur ein Diagramm"-Dashboards, die Lookers Per-Viewer-Pricing rechtfertigen, sind eine SQL-View plus eine Charting-Bibliothek.

Kundenportale und Onboarding-Flows. Portale von der Stange zwingen Ihren Prozess in deren Modell und wollen Ihre Kundenbeziehung besitzen. Eigene Portale liefern exakt die fünf Screens aus, die Kunden tatsächlich nutzen.

Formular-Builder, CRM-Ränder, Projektmanagement. Retool taxiert CRMs und Form-Builder bei 25 %, PM bei 23 %. Der Vendor hat 200 Features, Sie nutzen 8, das Pricing ist für die 200.

Der Test: Differenzierungsmerkmal oder Commodity, an Ihre Daten angeschlossen? Bei „Commodity" funktioniert die Build-Rechnung inzwischen.

Welche SaaS Sie behalten sollten

Wir sind keine SaaS-Nihilisten.

Standardgetriebenes Plumbing. E-Mail-Zustellung, DNS, CDN, Objektspeicher, SSO, Observability, Zahlungs-Infrastruktur. Der Burggraben sind ISP-Beziehungen, Edge-Netze oder PCI-Scope, den Sie nicht besitzen wollen.

Gehaltsabrechnung und Steuer. In Deutschland sind Lohnsteuer, SV-Meldungen und DATEV-Integration ein regulatorischer Job. DATEV, Lexware, Personio: einkaufen.

Kern-CRM-Rückgrat — aber nicht dessen Ränder. Salesforce als System of Record bleibt; Custom Objects, Freigaben, Portale, Reports kippen. Rückgrat behalten, Tentakel neu bauen.

E-Mail/Kalender, Produktivität, GRC. Microsoft 365, Google Workspace, Audit-Werkzeuge — eine Compliance-Lücke übersteigt die Lizenz.

Video und Realtime. Meet, Zoom, Teams, LiveKit. Infrastruktur, die in keinem Verhältnis zum Wert des Eigenbetriebs steht.

Faustregel: einkaufen, wenn der Burggraben Infrastruktur, Compliance oder Netzwerkeffekte sind. Selbst entwickeln, wenn der Burggraben „wir haben das Formular zuerst gebaut" lautet.

Das Break-even-Modell

Ein mittelständisches Unternehmen mit 400 Mitarbeitenden zahlt 60.000 €/Jahr für eine Workflow-SaaS plus drei Lizenzen für interne Tools, mit einer Erhöhung von 12 %. Alternative: ein Eigenbau für 100.000 € — ein Senior, ein Mid-Level, Designer zu 30 %, sechs Monate, KI-gestützt.

Jahr 1: 100k Build + 60k SaaS (Parallelbetrieb beim Cutover) = 160k. Jahr 2: SaaS abgeschaltet, Wartung bei 15–20 % = 18k gegenüber 67k SaaS — 49k gespart. Jahr 3: 18k gegenüber 75k — 57k gespart. Kumuliert: +46k. Payback. Jahr 5: kumulierte Einsparungen nahe 200k, und Sie besitzen Code, Schema und Runbook.

Drei Zahlen tragen die Last: SaaS-Inflation von 8–12 % auf die Verlängerung, im Einklang mit dem Vendr-Tracker und der SaaStr-Auswertung (opens in new tab); Wartung bei 15–20 % der Buildkosten; und Scope-Disziplin — die Weigerung, Features nachzubauen, die Sie nicht nutzen.

Das Build-Playbook

1. Mit dem Workflow beginnen, nicht mit der UI. Der Grund für den Neubau ist, dass Ihr Workflow nicht der des Vendors ist. Wenn er nicht auf eine Whiteboard-Seite passt, fangen Sie nicht an.

2. Das Schema vor der UI besitzen. Der langfristige Wert sind Daten in einer Form, die zu Ihrem Geschäft passt. Widerstehen Sie dem Drang, das SaaS-Modell zu spiegeln — es bedient deren Multi-Tenant-Fall.

3. Den dünnsten Slice ausliefern, der einen SaaS-Tab ersetzt. Einen Tab, auf den ein einzelnes Team am Montag umziehen kann. Produktiv nutzbar innerhalb von drei Wochen.

4. Beide Systeme parallel beim Cutover betreiben. Dual-Write, so lange wie nötig. Ein vermasselter Cutover kostet wochenlang verlorenes Vertrauen des Operations-Teams.

5. Für den Long Tail budgetieren. Die letzten 10 % Parität sind 50 % der Arbeit. Planen Sie den MVP auf 60 % des Feature-Sets, mit einer expliziten „was wir nicht bauen"-Liste schriftlich.

6. Die KI mit dem richtigen Kontext füttern. KI-Tools werden mit etwa 30–38 % Annahmequote in der Produktion genutzt (opens in new tab), konzentriert auf Boilerplate. Menschen bleiben an Architektur, Integrationen, Sicherheit. Die METR-Studie (opens in new tab) ist eine Warnung: KI funktioniert am besten bei Greenfield-Commodity-Arbeit, am schlechtesten in tiefen, unvertrauten Codebasen.

Die vier Arten, wie das schiefgeht

Die SaaS schlecht nachbauen. Zwei Engineers können nicht 200 Features nachbauen. Listen Sie auf, was Sie in den letzten 30 Tagen tatsächlich genutzt haben, und verpflichten Sie sich auf nur diese.

Ops unterschätzen. SaaS verbirgt Auth, Audit-Logs, Backups, Upgrades, Monitoring, Rufbereitschaft. Rechnen Sie für immer mit 20 % Engineering-Zeit für Ops.

Integrationen ignorieren. Kartieren Sie die drei, die wirklich zählen (Buchhaltung, Identity, ein branchenspezifisches), bevor Sie anfangen. Der Rest waren Ausreden, mit denen man Ihnen Geld abgenommen hat.

Custom mit Bespoke verwechseln. Stützen Sie sich auf Next.js, Postgres, Temporal/Inngest, BullMQ, Better Auth, shadcn/ui, Drizzle. Sie setzen Komponenten zusammen. Gartner verzeichnet bei frühen Composable-Adoptern rund 80 % schnelleres Feature-Deployment (opens in new tab) — genau weil sie aufgehört haben, „selbst besessen" mit „von Grund auf" zu verwechseln.

Die ehrliche Zusammenfassung

Die 35-Prozent-Zahl ist die neue Standardannahme: Commodity-SaaS, die an Ihre proprietären Daten angeschlossen ist, ist jetzt ein Kandidat für Ersatz, und die Buildkosten sind so weit gesunken, dass die Rechnung auf 2–3 Jahren aufgeht. Die „ja, bauen"-Liste ist eng — Workflow-Automatisierung, interne Admin-Tools, Long-Tail-Reporting, Kundenportale, Onboarding. Die „nein, behalten"-Liste — Payroll, E-Mail, SSO, Payment-Rails, Kern-CRM-Rückgrat — ebenso eng.

Drei Kurven: Preise hoch, Buildkosten runter, Regulierung in Richtung Portabilität. Die Teams, die gewinnen, haben 2025 zwei Tools für den Rückbau ausgewählt, bis Q4 eines ausgeliefert und rechnen still ihre 2026er-Einsparungen aus, während die Wettbewerber noch über die Inflationsklausel verhandeln. Das ist der Wendepunkt — bereits in die nächsten drei Jahre eingepreist, ob Sie reagieren oder nicht.

Weiterführende Literatur

• Retool — The Build vs. Buy Shift: AI, Shadow IT, and the SaaS Replacement Era (2026) (opens in new tab)
• SaaStr — The Great SaaS Price Surge of 2025 (opens in new tab)
• Gartner-Prognose — Worldwide Software Spending 2026 (via SaaStr) (opens in new tab)
• Zylo — 2025 SaaS Management Index (opens in new tab)
• IAPP — EU Data Act: operative Auswirkungen und Cloud-Wechsel (opens in new tab)
• ACM — Measuring GitHub Copilot's Impact on Productivity (opens in new tab)